Um dos principais papéis da assessoria de imprensa é o monitoramento de notícias nos locais de veiculação das notícias referentes ao seu cliente, aos concorrentes e ao segmento de atuação da empresa assessorada. Afinal, os assessores sabem que todo o trabalho de relacionamento com os jornalistas, produção e envio dos releases e de planejamento da estratégia de comunicação pode ser comprometido, se não forem detectados os meios em que a empresa está sendo citada.
Imagine que você criou um release completo sobre o lançamento de um novo produto do seu cliente. Disparou para um mailing incrível local, nacional e até internacional e fez o follow-up ativo entrando em contato com todos, reforçando a inserção em blogs e sites especializados. Sua estratégia está indo bem, até que uma crítica dura é feita ao produto e, em segundos, centenas de usuários já compartilharam a matéria nas redes sociais. Quem não necessita evitar o surgimento de crises? Caso isso aconteça, quem não precisa de atuar ativamente para amenizar as críticas, responder aos consumidores e, principalmente, solucionar o problema no produto?
O monitoramento de notícias é, portanto, fundamental para a vantagem competitiva das empresas, uma vez que precisam saber, em tempo real, as menções sobre elas. Estar a par do que estão dizendo nas notícias, permite que a empresa elabore estratégias que possam superar a concorrência, modifique produtos, gere inovações e mantenha sua reputação.
Contudo, os profissionais sabem que o monitoramento de notícias, sem ajuda tecnológica, demanda tempo e compromete o rendimento no trabalho. Por isso, investir em uma ferramenta que realize o clipping de forma automatizada pode otimizar os processos e o uso de recursos e, consequentemente, gerar lucro.
Monitorar suas notícias pode melhorar o seu relacionamento com a mídia
Tudo que os assessores de imprensa querem é ter um bom relacionamento com os jornalistas, blogueiros e formadores de opinião. O monitoramento de notícias pode ser um bom indicador do desempenho da área de assessoria da imprensa, por exemplo, por meio de relatórios com o que saiu nos meios de comunicação a respeito da empresa.
O clipping digital também pode auxiliar a própria assessoria de imprensa na melhoria da atuação desse setor. Afinal, o monitoramento mostra como os veículos de comunicação veicularam o material enviado pela assessoria; quais veículos mais divulgam os fatos sobre o cliente; quais pautas rendem mais matérias ou citações; e quais conteúdos são mais acessados pelos usuários e públicos da empresa. Dessa forma, a assessoria pode produzir conteúdos customizados para cada jornalista e, assim, aumentar as chances de divulgação espontânea.
Como funciona o monitoramento de notícias automatizado?
A ferramenta de monitoramento de notícias, ou clipping digital, é um software que funciona como um robô que pesquisa e captura as notícias a partir do uso de palavras-chave, temas, nomes de clientes, empresas, entre outros.
A busca é rápida, com duração de poucos segundos e a indexação é feita automaticamente pela ferramenta. A escolha dos termos a serem pesquisados, no entanto, depende do interesse e da estratégia do assessor de imprensa. Os filtros por data, horário de postagem, região, empresas de comunicação ajudam na especificidade para monitorar veículos online.
Após a pesquisa, a ferramenta de clipping digital é capaz de incluir todo o monitoramento de notícias em um relatório conciso. É importante que este relatório seja de fácil compartilhamento, uma vez que o assessor de imprensa deve enviar rapidamente ao cliente, ou até mesmo, incluir no site da empresa.
O que uma boa ferramenta de monitoramento de notícias precisa ter?
Para que a ferramenta seja de fato eficaz para otimizar o trabalho da assessoria de imprensa, ela deve atender a alguns requisitos fundamentais.
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Timing
Talvez a característica mais fundamental para uma ferramenta de monitoramento de notícias seja a necessidade de entregar os resultados da pesquisa em tempo real. Quanto mais precisa for uma informação e quanto mais rápido ela chegar aos assessores de imprensa e aos gestores das empresas, melhor.
O mercado é dinâmico, gira com muita intensidade e mudanças acontecem a todo tempo. Sobretudo com a internet e as mídias sociais, a troca de informações é feita em segundos, o que exige que as equipes de comunicação estejam sempre antenadas.
O Klipbox, ferramenta de monitoramento e indexação de notícias online, faz o monitoramento 24 horas por dia, 7 dias na semana. Isso garante que nenhuma notícia seja perdida e ainda seja enviada rapidamente ao assessor e ao cliente.
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Cobertura
Além da velocidade, uma característica importante é que a ferramenta de monitoramento de notícias tenha uma ampla abrangência para coleta de conteúdos. Existem milhares de meios que devem ser rastreados para garantir que o assessor tenha acesso a todas as menções que necessita.
Portanto, a escolha da ferramenta deve considerar a quantidade de veículos disponíveis, o tempo que leva para a plataforma disponibilizar os sites indexados, o formato (texto, foto e vídeo), dentre outras coisas.
O Klipbox utiliza mais de 30 mil fontes de notícias para realizar o monitoramento. Além disso, gera um volume de mais de 3 milhões de notícias escritas por mês para quem utiliza a plataforma.
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Economia de tempo
O que mais os jornalistas, assessores de imprensa e comunicação e gestores querem atualmente é investir em outras atividades que potencializem o negócio da empresa. Não há necessidade de gastar horas buscando por notícias manualmente, quando você pode optar pela ferramenta de monitoramento de notícias automatizada.
O Klipbox é uma dessas ferramentas e oferece um serviço 90% mais rápido que o método tradicional, por ter uma tecnologia que lê e reconhece não só RSS, mas também notícias em site, blog, portais.
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Uso de filtros e classificação das notícias
Para o assessor de imprensa, é importante que a busca de notícias seja facilitada. Por isso, é interessante que a ferramenta de monitoramento ofereça opções de filtros específicos.
Categorias como idiomas, data, horário de postagem, palavras-chave, meios de veiculação (se é um blog, site e outros), facilitam muito o trabalho.
Além disso, quando o clipping é exibido ao assessor e ao cliente, nada melhor que a notícia vir classificada como positiva, neutra ou negativa. Algumas ferramentas fazem essa distinção por cor, para que fique claro os pontos que merecem maior atenção por parte da assessoria. Ou até mesmo para valorizar o trabalho de comunicação quando as matérias são consideradas positivas.
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Fácil compartilhamento
Algumas vezes, as matérias que são veiculadas sobre os nossos clientes ou sobre os pontos que temos interesse em monitorar são muito extensas. Ou ainda, a empresa clipadora envia o arquivo com um formato pesado, que não pode ser encaminhado via e-mail.
As ferramentas de monitoramento automatizado devem solucionar esse problema. É imprescindível que o clipping possa ser enviado via e-mail ou na plataforma que o cliente desejar. Algumas empresas, como a Klipbox, facilitaram tanto o compartilhamento das notícias que o seu clipping pode ser enviado via Whatsapp. Incrível, não é?
Essa agilidade é um diferencial essencial para garantir que as notícias sejam enviadas rapidamente e que as tomadas de decisão possam ser feitas com informações mais embasadas.
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Gerar uma análise de inteligência de mercado
Quando falamos nas tomadas de decisão, precisamos sim que as informações passadas sejam transmitidas com velocidade, mas sobretudo que sejam precisas. O gestor da empresa deve saber “onde está pisando”, para evitar cair em alguma armadilha do mercado.
A Inteligência de Mercado é um processo contínuo e sistemático de coleta e análise de informações externas e internas, feitas dentre outros meios pelo monitoramento de notícias, para que as tomadas de decisão sejam feitas de forma mais assertiva, saindo da mera reação às influências externas e se tornando agente ativo na competição em seu segmento de atuação.
Por isso, a ferramenta de monitoramento deve gerar relatórios concisos, com informações que contenham análises quantitativas e qualitativas sobre os temas monitorados.
Monitoramento de notícias e o retorno sobre o investimento
É por meio do monitoramento de notícias que muitas empresas geram inovação, captam feedbacks sobre seus produtos e serviços e até mesmo sobre a imagem da marca. Nesse sentido, o relatório gerado tem o papel, principalmente, de otimizar os processos das empresas e, assim, evitar desperdício de tempo, recursos e mão de obra, de forma a gerar vantagem competitiva.
Por meio dos relatórios gerados pelo monitoramento de notícias, é possível calcular o retorno sobre o investimento em comunicação (ou ROI). O valor que será investido na ferramenta de monitoramento é dispendido muitas vezes mensalmente. Porém, cada matéria que for veiculada por meio de mídia espontânea graças ao trabalho do assessor de imprensa, representará um espaço de visibilidade que poderia estar sendo gasto com publicidade. Por isso, as matérias positivas que saem na mídia, e muitas vezes são amplamente compartilhadas, possuem um valor alto de economia para as empresas.
Entretanto, muitas vezes o valor criado pela entrega de bons relatórios supera essa redução de recursos, já que o conhecimento gerado pela informação se trata de um ativo intangível. De maneira geral, o monitoramento de notícias fornece subsídios para as tomadas de decisão nas empresas, podendo acarretar na economia em investimentos desnecessários, nos ajustes nos processos e nos produtos. O custo-benefício desse investimento é inquestionável, por exemplo, quando se consegue evitar uma crise ao ser notificado do surgimento de boatos por meio do monitoramento.
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