O relatório de clipping é uma das principais ferramentas para conectar os assessores de imprensa e comunicação às empresas. Com esse material, você e seu cliente terão em mãos informações valiosas para definir e ajustar as estratégias da organização.
Por isso, é importante que você saiba criar um material atrativo e eficiente, para garantir que seu cliente leia as informações e valorize ainda mais o seu trabalho e da assessoria de comunicação.
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Mas, do que se trata o relatório de clipping?
O trabalho da assessoria de imprensa consiste em criar pautas e motivos para inserir as empresas ou pessoas públicas na mídia, de forma a gerar e manter uma imagem positiva perante a sociedade, clientes e outros públicos de interesse. Garantir visibilidade e interação com as pessoas é tudo que as empresas querem.
Para isso, após redigir os releases com as mensagens que você, como assessor, considera serem estratégicas para divulgar, enviá-los à imprensa, aos sites, blogs e canais de mídias sociais relevantes, você precisa monitorar as notícias que forem veiculadas.
Para reunir todas as notícias sem deixar nada passar em branco, uma dica é investir em ferramentas de clipping online, que irão rastrear pela internet todas as menções sobre a empresa que você desejar. Notícias sobre os produtos, concorrentes, segmento de mercado e outros temas serão selecionadas e enviadas para você.
Porém, principalmente após o surgimento das redes sociais, o compartilhamento de informações tornou-se muito fácil. A notícia que você enviou para um site especializado, fez um follow-up ativo com o jornalista e concedeu entrevistas, pode ser replicado em segundos por diversos outros canais de comunicação.
O software de clipping irá rastrear por você tudo que sair. Mas, como fazer para que esta infinidade de notícias não se perca?
É aí que entra o relatório de clipping. Um material que irá compilar todas as matérias jornalísticas e ainda possibilitar que você inclua insights e análises quantitativas e qualitativas sobre a cobertura da mídia.
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Os milagres de um bom relatório de clipping
O relatório de clipping torna o trabalho de comunicação (muitas vezes considerado intangível) em palpável, pois apresenta as notícias que de fato saíram na mídia, além de métricas, dados, gráficos, tabelas e outras informações que deverão ser analisadas pelos profissionais de comunicação.
Além de tangibilizar, ele simplifica o seu trabalho e ainda economiza seu tempo para poder se dedicar a outras tarefas igualmente importantes.
Com esse material, você consegue visualizar, em um arquivo único, tudo que saiu na mídia sobre o seu cliente, seus concorrentes, as impressões dos clientes da empresa sobre os produtos e serviços que oferece, entre outras informações.
Nele, você deve incluir dados numéricos e qualitativos como:
- A quantidade de inserções na mídia por região;
- Quais veículos deram mais matérias no período e quais não estão dando e que precisam de mais atenção da sua parte;
- Métricas de centimetragem para definir o espaço que você está ocupando nos veículos de comunicação com mídia espontânea;
- Quais assuntos e palavras-chave estão sendo mais citados;
- Quais porta-vozes estão em maior evidência.
Esses dados são insumos fundamentais para que você possa repensar as suas estratégias, evitar possíveis crises, identificar oportunidades e tendências e controlar se o posicionamento que a empresa deseja ter no mercado está alinhado à imagem que os stakeholders (os públicos de interesse) possuem dela.
O relatório, no entanto, deve ir além de apresentar números de audiência ou centimetragem e quantidade de clipagens. As métricas servem para comprovar o ganho do cliente e o ROI (retorno sobre investimento) na assessoria de imprensa.
Parece milagroso, não é? Confira abaixo 6 passos para você criar um relatório de clipping eficiente e encantar ainda mais os seus clientes.
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Defina o seu público
Os relatórios de clipping geralmente são enviados para diversas áreas das empresas, para que todos sejam informados dos resultados de seu trabalho.
Além dos profissionais de comunicação, pessoas que ocupam funções estratégicas dentro das empresas também precisam saber das análises de inteligência de mercado – diretores, gerentes e cargos mais altos dentro da hierarquia. Cada um ocupa uma função diferente dentro da organização e, por isso, as métricas entregues devem, também, ser específicas para cada função.
Enquanto diretores e presidentes querem saber da contribuição para o negócio em receita, o quanto as ações de comunicação impactaram para a imagem da empresa, coordenadores de comunicação precisam ter informações mais aprofundadas para poderem analisar e direcionar os trabalhos internos.
Por isso, defina seu público e utilize a melhor linguagem e as respectivas métricas para cada um deles.
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Selecione quais métricas irá apresentar
Definidos os públicos, chega o momento de selecionar quais indicadores e métricas são importantes de se inserir no relatório.
O monitoramento de notícias é capaz de fornecer inúmeras informações sobre as empresas e gerar diversas análises em cima delas. Por isso, é importante que você pense quais são mais relevantes para apresentar, para que o material não fique cansativo e sem sentido para quem está lendo.
A centimetragem, o ROI e número de visualizações e audiência, por exemplo, são mais importantes para os cargos mais altos na empresa. As análises qualitativas e definições de novas estratégias são essenciais para a equipe de comunicação.
Nesse passo, é importante que você inclua no início do relatório uma espécie de índice ou legenda, que irá explicar ao leitor do material o que cada métrica significa.
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Defina a periodicidade do relatório de clipping
Saber qual a melhor periodicidade para enviar seus relatórios vai depender muito da quantidade de notícias que forem veiculadas sobre os assuntos que você determinar e de quais informações você deseja apresentar.
Ela também varia conforme o público escolhido, uma vez que para a equipe de comunicação é fundamental receber o clipping todos os dias. Um relatório mais aprofundado, com todos os indicadores, análises e observações pode ser enviado com menos frequência, uma vez que precisa de maior tempo para avaliar as informações.
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Classifique as notícias
Independentemente da periodicidade, uma tarefa importante no relatório de clipping é classificar as notícias como positivas, neutras ou negativas. Este é um passo rápido de se executar, por isso inclua em todos os clippings que enviar.
Você pode escolher cores para as diferentes classificações, para tornar mais fácil para que o leitor as identifique.
As notícias negativas merecem uma atenção imediata, para que você consiga evitar e gerenciar crises, por exemplo. Classificar as notícias é, portanto, um passo estratégico que pode economizar para a empresa e ampliar o seu ROI.
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Invista no design
Nada como apresentar os resultados de forma clara e visualmente atrativa, não é mesmo? Um relatório de clipping é uma ferramenta que inclui muitos textos, dados e gráficos e apresentá-los de qualquer maneira pode comprometer o seu resultado.
Muitas vezes as assessorias de imprensa enviam seus relatórios para os gestores das empresas clientes, que nem sempre são familiarizados com as métricas de comunicação.
Tornar o arquivo clean, conciso e de fácil leitura e entendimento é uma tarefa primordial para garantir que as pessoas assimilem os dados. Em um mundo cada vez mais competitivo, o design se torna um aliado importante para aumentar a competitividade de uma marca ou um produto.
Lembre-se que o clipping é uma excelente ferramenta para auxiliar na inteligência de mercado, uma vez que apresenta dados fundamentais para embasar as tomadas de decisão.
Por isso, invista no design do seu relatório para garantir que as pessoas leiam!
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Crie diagnósticos de desempenho
Mais do que números e um belo design, o relatório de assessoria de imprensa deve identificar e planejar as próximas ações de comunicação. E mais do que se contentar com os resultados, o assessor deve continuar levando ao cliente novos assuntos, pautas e ganchos.
Por isso, inclua no relatório análises qualitativas relevantes e proponha novas ações a partir delas. Se você observou que os clientes estão tendo uma imagem da empresa diferente da que você está comunicando, algum passo na estratégia está saindo errado e precisa ser corrigido.
Aproveite que o clipping é uma fantástica fonte de informações para extrair dele as melhores decisões.
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Crie relatórios de clipping com poucos cliques
Um bom relatório demanda tempo e esforço para ser criado e compilado. Porém, atualmente existem ferramentas online que facilitam o trabalho para você.
Após conversar com diversos clientes da área de comunicação, o Klipbox, startup referência em monitoramento de informação, aprimorou a sua plataforma de clipping. Agora, além de ter a segurança de monitorar 24 HORAS por dia, 7 DIAS da semana, mais de 80 mil fontes de notícias, você consegue criar relatórios de forma automatizada com poucos cliques!
É possível integrar o Klipbox com o seu sistema próprio, seu website ou qualquer outro sistema que melhor lhe atenda, através da nossa API.
Com a nova funcionalidade você mensura seus resultados por meio de um relatório de clipping personalizado, economiza tempo e ainda facilita a vida do seu cliente.
Com o Klipbox, você seleciona as notícias que deseja incluir no relatório, classifica-as e insere gráficos e dados que são alimentados automaticamente pela plataforma. Depois, é só gerar um arquivo em PDF e compartilhá-lo com quem quiser!
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