Mesmo com as mudanças nos meios de comunicação e nas estruturas das empresas o release é ainda a ferramenta mais utilizada pelas assessorias de imprensa para divulgação de projetos, eventos, lançamentos de produtos e serviços e até conteúdos institucionais, por ser eficaz e trazer resultados.
O press release é um texto com foco na imprensa, enviado aos jornalistas, editores e bloggers para que eles conheçam o serviço do cliente e divulguem para o público em geral. Por isso, é um texto informativo com cunho jornalístico e deve ter uma linguagem objetiva, concisa e de fácil entendimento.
Aqui vamos te mostrar o que é um release, a sua importância nas estratégias de comunicação, como criar um material atrativo para as mídias e como monitorar os locais onde ele foi publicado, depois de enviado pela assessoria de imprensa.
Em um primeiro momento, pense que você deve escrevê-lo como você quer que ele apareça em uma notícia de um jornal. Facilitar o trabalho do jornalista ou formador de opinião é a principal função do assessor de imprensa, portanto quanto mais inteligível, detalhado e acessível o texto for, melhor! Muitas vezes o veículo copia e cola o texto, por isso deve estar sempre revisado e dispor das informações estratégicas sobre o seu cliente.
Destaque-se na mídia sem pagar nada por isso
O release pode ser considerado uma alternativa de comunicação à publicidade, aos anúncios pagos em sites, blogs, mídias sociais e até mesmo nos veículos impressos e televisivos, que muitas vezes são excessivamente caros para as empresas.
Um bom relacionamento com a imprensa, conjugado à produção e ao disparo de bons releases, é uma excelente forma de garantir mídia espontânea, ou seja, visibilidade sem custos financeiros. O espaço que você poderia ocupar em sites, por exemplo, com anúncios pagos, você estará ocupando com conteúdos relevantes e informações sobre os serviços dos seus clientes.
Quando você expõe em seu texto as informações que gostaria de divulgar institucionalmente, você direciona o olhar do jornalista ou da pessoa que vai disseminar o seu texto para o assunto que você quer. Por isso, foque o relacionamento em mídias estratégicas. Um jornalista ou formador de opinião confere credibilidade e autenticidade ao seu conteúdo. Dessa forma, o seu release passa a ser chancelado por um veículo de prestígio entre o público que você quer alcançar.
Como fazer para que seu release ganhe a atenção do jornalista?
É imprescindível que você otimize o seu conteúdo para que ele seja interessante à primeira vista e não dispenda tanto tempo do jornalista. A imprensa recebe milhares de materiais todos os dias, está sempre com a caixa de entrada do e-mail cheia, então imagine o quanto é difícil selecionar quais textos serão lidos e divulgados!
Por isso, é fundamental enviar releases apenas quando os temas forem realmente relevantes, pois dessa forma as chances de eles serem enviados para as caixas de spam dos jornalistas é reduzida.
Comece por estruturar o seu texto de maneira clara. Vamos te mostrar aqui um passo-a-passo para que seu release tenha uma ordem apropriada.
Título
O principal meio para atingir logo de cara a atenção do jornalista é o título do release. Em uma pequena frase, tente resumir de forma atrativa todo o conteúdo do seu release. Todos os objetivos que serão atingidos ao fim da leitura devem estar presentes logo no título, mas sintetize para que fique direto, simples e claro. Lembre-se que o título é a primeira impressão sobre o seu texto.
Subtítulo
Muitas vezes quando você escreve o seu título pode parecer que estão faltando informações para atrair a atenção de jornalistas e editores. Nesse caso, aposte no subtítulo. Em uma linha, com uma fonte menor que a do título, exponha informações adicionais que por ventura faltaram no título, insira dados e números para o realce e aproveite para aprofundar um pouco mais sobre o tema.
Corpo do release
Agora chegou a hora de escrever sobre o conteúdo. Em uma ou duas laudas, descreva de forma concisa a mensagem que você quer passar.
Logo no primeiro parágrafo, é extremamente necessário que você já exponha todas as informações úteis. É o que chamamos de lead, onde inserimos as respostas para as perguntas fundamentais de qualquer texto jornalístico: o quê, quem, quando, onde, como e por que.
Ao longo do texto, o mais importante é que você consiga passar de forma detalhada (porém objetiva) as informações. Muitas vezes é melhor pecar pelo excesso e garantir que todas as informações sejam passadas à mídia, do que faltar algum detalhe importante.
Caso tenha outra especificação sobre o produto, sobre o local que será realizada a ação, ficha técnicas ou dados muito detalhados, crie um parágrafo especialmente para esta informação. É interessante que fique separado do texto principal, para facilitar a leitura.
Lembre-se que a linguagem deve ser sempre de fácil entendimento. Caso o seu cliente trabalhe com objetos complexos, como científicos ou medicinais, por exemplo, torne a mensagem tangível para o leitor. O jornalista não é obrigado a entender sobre o seu negócio, certo?
Uma boa dica é utilizar de elementos de credibilidade para dar consistência e veracidade ao seu texto. Depoimentos de porta-vozes da empresa, dados numéricos, gráficos, imagens e até vídeos fazem do seu release mais completo e mais atrativo.
Um parágrafo muito importante que você deve sempre incluir é o texto institucional sobre o seu cliente. Informações básicas sobre a empresa, histórico, principais resultados. A ideia aqui é que o jornalista conheça a empresa e firme uma imagem positiva sobre ela.
Serviço informações de contato
Ao fim do release, inclua sempre algumas informações básicas sobre o conteúdo. Data, local e horário de realização, caso seja algum evento ou ação específica; informações sobre entrada gratuita; preços de produtos; ficha técnica básica; a depender, é claro, sobre qual assunto você está divulgando.
Inclua informações de e-mail, telefone, site da empresa, para que o jornalista saiba com quem entrar em contato para produzir a matéria, fazer entrevistas ou tirar dúvidas.
Follow-up
Depois que o texto estiver pronto e aprovado pelo cliente, é a hora de enviar para o jornalista.
A assessoria de imprensa deve sempre priorizar pelo bom relacionamento com os jornalistas, portanto uma boa estratégia é oferecer o material com exclusividade para determinados veículos.
Não dispare o release para um mailing geral, com vários jornalistas de uma vez. Isso aumenta o risco de cair na caixa de spam e ainda reduz a chance de que ele seja atraído pelo seu texto. Tente sempre enviar o release individualmente, fazendo referência nominalmente ao jornalista no e-mail.
Após o envio, ligue! O Follow-up é uma expressão em inglês para o termo ‘fazer o acompanhamento’. O contato direto com o jornalista por telefone te dá a oportunidade de conversar com ele, negociar as pautas, explicitar os detalhes importantes da ação, das características do cliente, os pontos-chave do seu release e ainda reforçar as datas e horários, caso seja um evento ou ação pontual.
E abuse do seu lado persuasivo. O objetivo aqui é convencê-lo a dar a matéria e encantá-lo para que você construa com ele um relacionamento duradouro. Pense que, mesmo que atualmente estejam disponíveis milhares de canais, formadores de opinião, blogs, sites, mídias sociais e veículos, apenas um número limitado será de fato estratégico para sua divulgação. Foque nos sites com grande número de acessos, blogs especializados, mídias sociais que atraiam o público que você deseja.
Como fazer para que meu release seja visto por mais pessoas?
Uma maneira interessante para fazer com que seu release seja mais disseminado e atinja um público maior é utilizar técnicas de SEO (Search Engine Optimization, ou otimização de sistema de busca em tradução livre).
O bom posicionamento em sistemas de busca pela internet, sobretudo no Google, fazem com que o conteúdo de seus clientes chegue com maior facilidade aos públicos interessados. Ao realizarem uma busca a respeito de um tema que você aborda no release, o usuário encontrará seu conteúdo logo nas primeiras posições do Google. A maioria das pessoas acessa sempre as primeiras páginas do site de busca.
As principais estratégias de SEO para releases consistem na utilização de palavras-chave, que devem ser escolhidas para que influenciem os resultados dos mecanismos de busca. Para isso, procure saber o que os usuários de internet mais buscam relacionados ao assunto que você quer informar. O Google Adwords é uma ferramenta que auxilia nas escolhas ideais de suas palavras-chave. Ao descobri-las, reforce a sua utilização ao longo do seu texto.
O SEO acaba contribuindo para a mídia espontânea, uma vez que estimula o compartilhamento, por aparecer para os usuários que estiverem procurando por determinado conteúdo, e ainda auxiliam na geração de tráfego. Se o conteúdo for relevante para o usuário, ele pode acabar disseminando e compartilhando para a sua rede.
Como monitorar onde meu release foi publicado?
Após a aplicação adequada das técnicas de SEO, é preciso ficar atento ao alcance e à repercussão do release nas mídias online. É necessário monitorar as publicações que são feitas sobre seu conteúdo, pois auxilia na comprovação do trabalho da assessoria de imprensa, previne crises e ainda auxilia no aprimoramento das suas estratégias.
Existem diversas ferramentas online que permitem o monitoramento de notícias e seu alcance na internet. Uma das mais conceituadas é o Klipbox, por ter um sistema simples que permite ainda ser testado gratuitamente, antes de assinar oficialmente o programa.
O Klipbox ajuda a te manter atualizado(a) sobre tudo o que está sendo dito no mundo virtual sobre o seu cliente. A ferramenta ainda permite uma análise de mídia que fará toda a diferença nesse processo. Com isso, os clientes poderão receber um documento completo com resultados satisfatórios sobre a sua visibilidade e representatividade no segmento em que atua.
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